Tips Memilih Kardus Arsip

 

Dokumen dapat diarsipkan selama bertahun-tahun sehingga penting untuk memilih kardus arsip yang tepat untuk menyimpan dokumen Anda dengan aman.

Ukuran kotak arsip:

Meskipun A4 adalah ukuran standar untuk sebagian besar dokumen, kotak arsip tersedia dari ukuran kecil untuk menyesuaikan dokumen A5 hingga kotak arsip besar untuk dokumen A3. Harap dicatat: semua ukuran adalah perkiraan.

A3

Ukuran dokumen: 297 mm x 420 mm

Ukuran kotak arsip kira-kira: 331 mm x 108 mm x 442 mm

Kotak arsip besar sering dibutuhkan untuk dokumen seperti gambar, diagram, koran, materi pemasaran atau bahkan sinar-X. Kotak arsip A3 cenderung lebih dangkal daripada kotak A4, jadi berisi lebih sedikit lembar.

A4

Ukuran dokumen: 210 mm x 297 mm

Ukuran kotak arsip kira-kira: 380 mm x 321 mm x 290 mm

Kotak arsip A4 biasanya dapat menampung lima pengikat cincin tuas-lengkungan. Karena file lengkung tuas menampung sekitar 500 dokumen A4, hanya satu kotak arsip yang dapat menampung 2.500 halaman.

A5

Ukuran dokumen: 148,5 mm x 210 mm

Ukuran kotak arsip kira-kira: 256 mm x 180 mm x 76 mm

Dokumen A5 dapat dengan nyaman masuk ke folder A4 dan kotak arsip. Namun, Anda mungkin ingin mengarsipkan dokumen yang lebih kecil, seperti foto, secara terpisah dalam kotak A5.

Fitur kotak pengarsipan

Tugas berat

Kotak arsip digunakan untuk menyimpan dokumen dalam jumlah besar selama bertahun-tahun, terkadang puluhan tahun, jadi sangat penting bahwa kotak tersebut terbuat dari karton tugas berat yang kuat.

Kotak arsip kardus tugas berat harus memiliki fitur berikut:

Dinding lapisan ganda - ini memiliki dua lapisan alur (kardus bergelombang di antara dua lapisan karton luar yang halus). Fluting membantu melindungi karton dari kerusakan akibat benturan. Minimal, kotak arsip tugas berat harus memiliki dua lapis karton bergalur pada ujung pegangan dan alasnya.

Dibangun dari pulp berserat panjang - kotak yang terbuat dari pulp kayu berserat panjang biasanya dibuat dari pohon kayu lunak seperti pinus dan cemara. Serat panjang dari pohon-pohon ini membuat karton dengan tegangan tinggi, yang membuatnya lebih kuat dan lebih tahan terhadap robek.

Diikat dengan staples atau jahitan - lem biasanya digunakan sebagai perekat untuk kotak kardus dan akan cukup kuat untuk kotak yang digunakan untuk mengarsipkan dokumen. Namun, jika Anda mengarsipkan sesuatu yang berat atau mencari kekuatan tertinggi, pilih kotak arsip dengan jahitan yang telah dijahit atau dijepit.

Bisa dikunci

Jika Anda memilih untuk menyimpan dokumen Anda dengan perusahaan pengarsipan spesialis, Anda tidak perlu khawatir tentang kotak penyimpanan yang dapat dikunci karena fasilitas ini sangat aman dan memastikan bahwa hanya personel yang berwenang yang dapat mengakses dokumen. Bergantung pada berapa banyak dokumen yang ingin Anda arsipkan, mungkin sebenarnya lebih hemat biaya untuk menggunakan layanan pengarsipan daripada beberapa kotak pengarsipan yang dapat dikunci.

Dikunci sering fitur kunci yang dapat dengan mudah dibuka. Jika Anda ingin mengarsipkan sejumlah besar dokumen dengan aman, menggunakan layanan manajemen arsip akan menjadi pilihan yang lebih baik.

Perusahaan dan individu memutuskan untuk mengarsipkan surat kabar dan majalah karena sejumlah alasan - bisa jadi untuk menyimpan catatan liputan pers untuk bisnis atau catatan pencapaian keluarga, kelahiran, kematian, dan pernikahan untuk individu.

Koran dan majalah harus disimpan dalam kotak arsip bebas asam, atau untuk kliping, amplop bebas asam. Seringkali surat kabar dan majalah disimpan dalam kantong plastik sebelum diarsipkan.

Banyak orang memilih untuk mengarsipkan foto-foto yang menghabiskan ruang berharga di rumah. Tetapi foto yang tidak disimpan dengan benar dapat dengan mudah rusak.